Videoconferência: dicas, ferramentas e cuidados

Atualizado em 12 de dezembro de 2020 por Elia Macedo

O que antes era considerado comum em vários setores, sobretudo na área de Marketing e Tecnologia, hoje é um grande desafio para milhares de brasileiros. A videoconferência é o meio que vêm sendo utilizado por muitas empresas para manter suas atividades e encontros no home-office, especialmente durante a pandemia. 

Se formos analisar, pode parecer simples fazer uma videoconferência online, não é? Ligue o notebook, pc ou smartphone, entre na sala indicada e pronto, o encontro acontece. Mas a realidade não é bem assim. 

Devemos lembrar que nem todos os colaboradores possuem experiência neste tipo de contato e, sendo assim, podem pecar pela falta de formalidade que qualquer reunião corporativa – por mais flexível que seja – exige.

Pensando exatamente em você que não está muito acostumado com as videoconferências em grupo, preparamos este post. Seja você empregado ou empregador, saiba que as dicas terão grande valia para o seu dia a dia, tornando as reuniões virtuais mais profissionais e produtivas.

Continue acompanhando conosco e atente-se ao conteúdo. Boa leitura!

Videoconferência: como fazer a melhor call?

Antes de começar uma videoconferência pelo celular ou pelo computador, é necessário cuidar de alguns itens que farão toda a diferença para o sucesso da sua call. 

Desde a escolha do ambiente ao uso do melhor aplicativo para videoconferências, cada detalhe tem sua importância e pode interferir de forma positiva ou negativa na condução do encontro.

Ambiente ideal

Fazer videochamadas deitado na cama ou no sofá é cena de filme. Não tente reproduzir isso casa!

O primeiro passo para planejar uma videoconferência é escolher o ambiente ideal. Sabemos que a grande maioria das pessoas não possui um escritório perfeito montado em casa. No entanto, não é necessário. Basta optar por um ambiente mais isolado, silencioso e com baixa circulação de pessoas.

Além da tranquilidade, que é primordial, a iluminação também conta. Afinal, os participantes da reunião precisam ver sua expressão facial com clareza e sem sombras. Isso também é importante por um outro motivo. 

Enquanto os assuntos são debatidos em uma reunião, o mediador tende a observar as expressões como resposta ao que foi dito, seja positiva ou negativamente. O mesmo acontece nas reuniões remotas – o que eleva a necessidade de uma boa transmissão em vídeo.

Uma boa dica é optar por ambientes com iluminação natural. No caso de ambientes mais fechadas, uma boa iluminação indireta faz a vez. Essa opção vale, inclusive, para reuniões noturnas – caso o seu segmento e posição demandem este horário especial.

Pauta e roteiro da reunião

Um grande erro cometido por colaboradores e empresas que fazem videoconferência é não elaborar uma pauta prévia sobre o que irá ser discutido na reunião. Organizar uma pauta permite que a discussão flua com naturalidade e eficiência, evitando enrolações e assuntos impertinentes a demanda.

Uma boa pauta pode ser criada a partir de perguntas. Veja alguns exemplos:

• Qual é o assunto principal da reunião?
• Essa videochamada é necessário ou pode ser resolvida através de e-mails?
• Quais as etapas que devem ser seguidas?
• Existem metas? Elas foram atingidas? Precisamos melhorar?
• Qual será o tempo aproximado de duração?
• Quem serão os colaboradores participantes?
• Sobre a última videoconferência realizada, os resultados foram positivos?

Com a pauta em mãos de forma antecipada, você verá que fica bem mais simples iniciar e prosseguir com a reunião!

Período de  relaxamento antes da videoconferência

Vamos lembrar das reuniões presenciais, realizadas no escritório. Geralmente, antes do horário marcado, os participantes encontram-se na copa ou em outro local, tomam um café e conversa, sobre assuntos aleatórios – ou até mesmo sobre a pauta da reunião. Então, por que não fazer o mesmo em um encontro remoto?

Quando a reunião é online, uma boa opção para proporcionar esse ambiente descontraído é abrir a sala da call com alguns minutos de antecedência, pelo menos uns 30 minutos. Neste tempo, os participantes podem conversar sobre outros assuntos e introduzir temas que serão discutidos no encontro remoto. Assim, estarão mais aliviados da tensão pré-videoconferência.

Vestimentas adequadas

Lembra quando falamos anteriormente que muitas cenas de videoconferência dos filmes não condizem com a realidade? Pois bem, aqui vai outro exemplo. Quantas vezes você já viu em filmes funcionários conversando com seus líderes vestindo pijamas e pantufas? Se não vi uma vez, ainda verá ao longo da vida.

Na vida real não é assim que funciona. Vestir-se adequadamente, além de passar uma imagem de profissionalismo e cuidado com a situação, permite que seu cérebro entenda que este não é um momento de lazer. Trocar de roupa, mesmo no home-office, muda a chave mental e traz mais foco e produtividade ao seu dia.

Mas como se vestir para uma videoconferência? Não há muito segredo, basta continuar seguindo o dress-code da sua empresa. Se no seu ambiente de trabalho é permitido roupas mais despojadas e informais, mantenha-se neste caminho. Mas se o ambiente exige formalidade com o uso de peças sociais, estas também devem ser utilizadas durante a videoconferência.

Além disso, há algumas dicas extras para não errar:

• Dê prioridade a parte de cima, pois ela que estará visível na captação da câmera.
• Invista em camisas com golas e mangas, evitando os decotes ou peças muito cavadas.
• Mesmo que a parte de baixo seja mais flexível, evite saias e pijamas curtos. Vai que você precisa se levantar durante a videoconferência, não é?
• Os pés não devem aparecer na videoconferência, mas você pode apostar em calçados como rasteiras e tênis para se sentir mais confortável.

Áudio e vídeo de qualidade

Talvez este seja um dos pontos mais importantes em uma videoconferência online. Fazer uma reunião com áudio baixo, fones desconectados e imagem distorcida não é interessante. A comunicação torna-se prejudicada e, no final das contas, nada produtiva.

Antes de indicar a sua videoconferência, verifique se a câmera está funcionando. A maioria dos apps de videoconferência oferece um teste, que permite checar o funcionamento, enquadramento e iluminação do vídeo.

O áudio também merece atenção. Verifique se o som é propagado com clareza, tanto no fone quanto nos alto falantes. Na verdade, é interessante dizer que o uso de fones torna-se especialmente indicado em videoconferências.

Além de transmitir o áudio da videoconferência com mais clareza, o uso de fones inibe os ruídos e sons externos, proporcionando ainda mais concentração no que está sendo dito do outro lado da tela.

Para oferecer mais mobilidade, aposte em fones e microfones sem fio. Há muitos modelos no mercado, dos mais simples aos mais completos.

Delay e demais interferências na videoconferência

Em outros posts que você já deve ter lido sobre como fazer videoconferências, quase ninguém pontua o delay e outras interferências que ocorrem durante a reunião. E você precisa se atentar sobre isso.

Normalmente, há um certo atraso entre o envio da mensagem e o recebimento pelo receptor. Esse é o chamado delay. Há a ocorrência, principalmente, em regiões mais distantes ou em sessões com fragilidade de sinal de internet.

Quando estiver falando, o ideal é fazer uma pequena pausa antes da próxima fala. Assim você dá tempo suficiente para o ouvindo ouvir sua última mensagem, sem grandes interferências.

Outra possibilidade é a queda do sinal de internet após o início da videoconferência. Para que isso não ocorra, teste a instabilidade da rede e opte, sempre, por redes locais nas quais você possui mais controle.

Porém, como não é algo que possa ser previsto, caso você perca o sinal e retorne posteriormente a chamada, deixe as dúvidas para o final da reunião online. Pedir para que a pauta seja repetida após a sua reconexão pode atrapalhar o andamento do roteiro.

3 melhores ferramentas para reuniões online

Agora que você entendeu como fazer uma videoconferência de sucesso, vamos lhe auxiliar na escolha do melhor app para videoconferência online. Listamos 3 das opções mais populares do mercado, perfeitas para pequenas, médias e grandes empresas.

Zoom Meetings

O Zoom Meetings é um app de videoconferências disponível para desktops e smartphones, nos sistemas operacionais Android e iOS. O aplicativo é perfeito para realização de webinars, reuniões online e videochamadas.

Há duas modalidades:a paga e a gratuita. Na gratuita, é possível reunir até 100 pessoas e as reuniões têm duração máxima de 45 minutos. Após esse tempo, a sala é encerrada automaticamente. Já na opção paga, o limite de participantes é de 10 mil pessoas, sem prazo de conclusão pré-estabelecido.

Entre as principais funcionalidades do Zoom, destacam-se a possibilidade de gravar reuniões, compartilhar telas, transferir arquivos e manter o microfones no mudo.

Hangouts Meet

O Hangouts Meet, do Google, talvez seja o aplicativo para videoconferências mais flexível dentro todos os outros. Isso porque ele pode ser acessado através de uma conta Gmail, o e-mail do Google. Na verdade, esta é apenas uma das vantagens de possuir uma conta Google.

A grande diferença deste app é que ele pode ser sincronizado a todos os serviços do Google, incluindo o Google Agenda e o Google Docs. As vantagens? Vamos lá.

Pelo Google Agenda, o convidado pode confirmar presença ao ser convidado, além de obter informações adicionais sobre o encontro virtual. Já pelo Google Docs, é possível compartilhar e editar documentos em tempo real.

E não para por aí: o Hangouts Meet é gratuito para todos e permite a conversão em voz e compartilhamento de anexos em tempo real, além de suportar até 250 convidados por videoconferência.

Skype

O Skype é um dos mais tradicionais apps para videoconferência. Diferente da maioria dos apps, há uma versão especial para usuários gerais e outra para usuários comerciais – ambas disponíveis para Android e iOS.

O aplicativo pode ser utilizado pelo smartphone ou desktop e é totalmente gratuito. A grande diferença é que ele permite a realização de videoconferências e de ligações telefônicas – que é liberada mediante a aquisição de créditos.

Como estamos falando sobre videoconferências corporativas, vamos destacar as principais funcionalidades desta versão. 

No Skype Business é possível criar videoconferências para até 250 pessoas, transferir arquivos, editar arquivos e demais documentos em tempo real e, funcionalidade muito importante, sincronizar as agendas de reunião entre o Skype o Outlook.

A reunião por videoconferência veio para ficar. Já existem discussões sobre a permanência do home-office pós-pandemia e, caso isso ocorra, as reuniões online serão ainda mais frequentes. Então, o que nos resta é se preparar da melhor forma para os encontros atuais e, quem sabe, futuros, não é mesmo?
Esperamos que tenha gostado das nossas dicas. Para ficar por dentro de nossas atualizações, curta o Blog da Carreira no Facebook!

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